BOOK
BOOK

Privatlivspolitik

Hos Hotel Melfarhus ApS (”Hotel Melfarhus”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) prioriterer vi fortrolighed og datasikkerhed højt.

I denne privatlivspolitik kan du læse nærmere om vores behandling af personoplysninger og om de rettigheder, du som registreret er tillagt i henhold til databeskyttelseslovgivningen.

Vi beder dig læse privatlivspolitikken, inden du afgiver dine personoplysninger til Hotel Melfarhus.

Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Den dataansvarlige for dine personoplysninger er:

Hotel Melfarhus ApS

Adresse: Østre Hougvej 84M

CVR-nr.: 44791005

5500 Middelfart

E-mail: info@hotelelfarhus.dk

Telefon: +45 5114 4840

Hvis du er gæst på vores hotel

Dette afsnit beskriver Hotel Melfarhus’ behandling af personoplysninger om gæster på Hotel Melfarhus.

Typer af personoplysninger

Når du er gæst på vores hotel, kan vi indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:

  • Kontaktoplysninger som navn, e-mail, telefonnummer, adresse, virksomhed (hvis erhverv)
  • Økonomiske oplysninger, herunder fx betalingsoplysninger og bankkonto
  • Bookingoplysninger (fx fremtidige og tidligere ophold)
  • Kommunikation med beboeren, herunder elektronisk kommunikation vedr. fx administration af ophold, værelsespræferencer, familiemæssige forhold mv.
  • Pas- eller personnummer med henblik på identifikation
  • Oplysninger om kostpræferencer

Formålene med behandling

Dine personoplysninger kan blive behandlet til følgende formål:

  • Administration af opholdet, herunder kommunikation med gæsten 
  • Planlægning, gennemførelse og opfølgning af projekter 
  • Håndtering af ventelister, herunder opkrævning af depositum og betaling for ophold 
  • For at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares 
  • For at forebygge og opklare kriminalitet 
  • Markedsføring af hotel 

Behandlingsgrundlag

Hotel Melfarhus behandler dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:

  • Kontraktuelle forpligtelser: Ved oprettelse og administration af dit ophold er behandlingen af dine personoplysninger nødvendige for at kunne opfylde en kontrakt (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b). 

  • Retlig forpligtelse: Vi behandler dine personoplysninger for at opfylde vores retlige forpligtelse (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c). 

  • Legitime interesser: Vi baserer behandlingen af dine personoplysninger på vores legitime interesser (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). 

  • Samtykke: Vi baserer vores behandling af dit CPR-nummer på baggrund af dit samtykke (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2). 

Særligt om tv-overvågning

Vi har installeret tv-overvågning af kriminalpræventive og tryghedsskabende årsager, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f samt databeskyttelsesloven § 8, stk. 3. Der er opsat skiltning i de områder, som overvåges.

Typer af personoplysninger

Når du besøger vores hotel som gæst, behandler Hotel Melfarhus dine personoplysninger via tv-overvågning.

Hotel Melfarhus kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:

  • Nummerplade 
  • Dato og tidspunkt for dit besøg 
  • Foto- og videomateriale, hvis du bevæger dig i områder med tv-overvågning 

Formålene med behandlingen

Dine personoplysninger bliver behandlet til følgende formål:

  • For at sikre sikkerheden på vores hotel og øvrige bygninger 
  • For at forebygge og opklare kriminalitet på vores hotel og øvrige bygninger 

Behandlingsgrundlag

Hotel Melfarhus behandler dine personoplysninger på nedenstående grundlag:

  • Legitime interesser: Vi baserer behandlingen af dine personoplysninger på vores legitime interesser i at beskytte vores fysiske lokationer (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Oplysninger om strafbare forhold indsamlet via tv-overvågning behandles også på baggrund af Hotel Melfarhus´ berettigede interesser i at opklare strafbare forhold (databeskyttelseslovens § 8, stk. 3). 

Videregivelse

Optagelserne vil kunne blive gennemgået i tilfælde af konkret mistanke om besøgendes eller andre personers kriminelle handlinger, overtrædelse af Hotel Melfarhus’ politikker og retningslinjer, interne/eksterne revisioner eller med henblik på afklaring af tvister.

Vi kan videregive optagelserne til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed, herunder hvis fremlæggelsen er underlagt lovkrav, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 4. Hvis det er nødvendigt at fremlægge optagelserne til andre formål end førnævnte, vil vi anmode om dit samtykke til en sådan fremlæggelse, hvis du indgår i optagelserne.

Hvis du søger job hos Hotel Melfarhus

Når du søger om et job hos Hotel Melfarhus, behandler vi dine personoplysninger i forbindelse med rekrutteringsprocessen. 

Vi anbefaler, at din ansøgning ikke indeholder CPR-nummer eller følsomme personoplysninger, som fx personoplysninger der afslører racemæssig eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab, seksualitet eller helbredsoplysninger. 

Typer af personoplysninger

Hotel Melfarhus kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig: 

  • Kontaktoplysninger som navn, e-mailadresse og telefonnummer 
  • Oplysninger der fremgår af ansøgning, CV og eventuelle bilag, herunder oplysninger om uddannelse 
  • Relevant information der er offentligt tilgængeligt på internettet og sociale medier, herunder særligt information om tidligere ansættelsesforhold, aktiviteter, kompetencer, performance og generel fremtræden 
  • Referencer fra tidligere og/eller nuværende arbejdsgivere som du har angivet i din ansøgning, eller som du har givet samtykke til, at vi kan kontakte 
  • Øvrige oplysninger du giver os i forbindelse med rekrutteringsprocessen 

Formål med behandlingen

Dine personoplysninger vil blive anvendt til at vurdere, om vi ønsker at tilbyde dig en stilling hos Hotel Melfarhus.

Behandlingsgrundlag

Hotel Melfarhus behandler dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:


  • Legitime interesser: Vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesse i at vurdere, om vi ønsker at tilbyde dig ansættelse, herunder på baggrund af de oplysninger, du giver i CV, ansøgning og eventuelle bilag, på baggrund af relevante oplysninger der er offentligt tilgængelige på internettet og sociale medier, resultater af personligheds- og færdighedstests, referencer fra referencepersoner, du har angivet i din ansøgning, og øvrige oplysninger, du giver os i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Behandlingen kan også være nødvendig for vores legitime interesse i at forsvare eller gøre retskrav gældende (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). 


  • Samtykke: Hvis vi ønsker at indhente referencer fra tidligere og/eller nuværende arbejdsgivere, som du ikke har angivet som referencer i din ansøgning, gør vi kun dette, hvis vi har fået dit samtykke hertil (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a). 

Hvis du er leverandør, samarbejdspartner mv.

Dette afsnit indeholder politikken for Hotel Melfarhus’ behandling af personoplysninger om ejere af enkeltmandsvirksomheder eller kontaktpersoner hos leverandører og andre samarbejdspartnere, der samarbejder med Hotel Melfarhus. 

Indsamling af personoplysninger 

Hotel Melfarhus kan indsamle, behandle og opbevare dine personoplysninger i følgende tilfælde:  

  • Når din virksomhed eller den virksomhed, du arbejder ved, indgår en aftale med Hotel Melfarhus 
  • Når du har vist interesse for Hotel Melfarhus, fx ved at give Hotel Melfarhus dit visitkort 
  • Når du samarbejder og kommunikerer med Hotel Melfarhus 

Typer af personoplysninger 

Hotel Melfarhus kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig: 

  • Kontaktoplysninger som navn, e-mailadresse, telefonnummer 
  • Individuelle oplysninger, fx foretrukne sprog 
  • Organisatoriske oplysninger som fx virksomhedens navn og adresse, stillingsbetegnelse, beskæftigelsesområde, primært arbejdssted og -land 
  • Kontraktuelle oplysninger som fx ordrer, fakturaer, kontrakter og andre aftaler mellem din virksomhed (eller din arbejdsgiver) og Hotel Melfarhus, som måtte indeholde fx dine kontaktoplysninger 
  • Finansielle oplysninger, som fx betalingsbetingelser og bankoplysninger 

Sådanne informationer kan vi modtage direkte fra dig (primært gennem e-mails og anden korrespondance med dig) eller fra en tredjepart som fx din arbejdsgiver. 

Formålene med behandlingen 

Dine personoplysninger kan blive behandlet til følgende formål: 

  • Generel planlægning, opfyldelse og administration af samarbejder, herunder kontrakter 
  • Administration som fx behandling af betalinger, regnskabsførelse, revision, såvel som for at yde support 
  • Nyhedsbreve og anden markedsføringskommunikation 
  • Gennemførelse af forespørgsler fra dig 
  • Generel kommunikation 
  • Produkt- og serviceudvikling 
  • Statistik og analyse 
  • Overholdelse af gældende lovgivning og forskrifter, fx opfyldelse af vores forpligtelser til at forhindre ulovlige aktiviteter 
  • Håndtering af konflikter 

Behandlingsgrundlag  

Hotel Melfarhus behandler primært dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag: 


  • Kontraktuelle forpligtelser: I visse tilfælde er behandlingen af dine personoplysninger nødvendig for at kunne opfylde en kontrakt (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b). 

  • Legitime interesser: Vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesser i fx at administrere den daglige drift i overensstemmelse med lovlige og fair forretningsmetoder, herunder planlægning, udførelse og administration af samarbejdet eller vores legitime interesse i fx at udføre statistikker, analyser, yde support såvel som forbedring og udvikling af vores services. Behandlingen kan også være nødvendig for vores legitime interesse i at forhindre svindel eller fastlægge, forsvare eller gøre retskrav gældende (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). 

Hvis du besøger vores hjemmeside eller vores sociale medier 

Følgende afsnit beskriver Hotel Melfarhus’ behandling af personoplysninger om besøgende på www.hotelmelfarhus.dk 

Hvis du henvender dig til os eller i øvrigt kommunikerer med os 

Typer af personoplysninger 

Når du anvender kontaktformularen på vores hjemmeside eller i øvrigt kommunikerer med Hotel Melfarhus, indsamler og behandler vi dine personoplysninger. Vi behandler følgende typer af personoplysninger om dig: 

  • Navn, e-mailadresse, telefonnummer 
  • Hvad din henvendelse vedrører, fx booking af et ophold 
  • Dato for din henvendelse 
  • Andre oplysninger du giver i forbindelse med din henvendelse. Vi opfordrer dig til ikke at afgive følsomme personoplysninger til os, medmindre de er strengt nødvendige for behandlingen af din henvendelse. I den forbindelse bør oplysningerne alene sendes i stærkt krypteret form, hvis du fremsender oplysningerne via e-mail. 
  • IP-adresse og browserhistorik 
  • Oplysninger vedrørende din adfærd på vores sociale profiler, fx klikadfærd, eller hvorvidt du ”synes godt om” eller efterlader kommentarer. 

Formålene med behandlingen 

Dine personoplysninger bliver behandlet til følgende formål: 

  • Håndtering af din henvendelse 
  • Planlægning, opfyldelse og administration af kundeforhold 
  • Generel kommunikation 
  • Udvikling af vores services 
  • Markedsføring 
  • Statistik og analyse 

Behandlingsgrundlag  

Hotel Melfarhus behandler dine personoplysninger på nedenstående grundlag. Grundlaget afhænger af karakteren af din henvendelse. 

  • Samtykke: Vi kan behandle dine oplysninger i markedsføringsøjemed fx ved at sende dig markedsføringsmateriale, hvis vi har fået dit samtykke hertil (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a). 

  • Legitime interesser: Vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesser i at håndtere din henvendelse, kommunikere med dig og udvikle vores services (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f) 


  • Kontraktuelle forpligtelser: Hvis din henvendelse vedrører en (potentiel) aftaleindgåelse, behandler vi dine oplysninger for at kunne gennemføre foranstaltninger forud for aftaleindgåelsen (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b). 

Hvis du besøger vores profiler på sociale medier 

Dette afsnit indeholder politikken for Hotel Melfarhus’ behandling af personoplysninger indsamlet via vores profiler eller sider på sociale medier. 

Hotel Melfarhus og udbyderne af de sociale medier er fælles dataansvarlige for behandlingen af personoplysninger indsamlet i forbindelse med dit besøg på Hotel Melfarhus’ profil eller side på det enkelte sociale medie. 

Hotel Melfarhus har profiler eller sider på følgende sociale medier: 


Facebook (Meta Platforms Ireland Ltd.) 

  • Facebooks privatlivspolitik er tilgængelig her 
  • Du kan tilpasse dine privatlivsindstillinger på Facebook her


Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd.)


LinkedIn

Indsamling af personoplysninger 

Når du besøger eller interagerer med vores profiler på sociale medier, kan Hotel Melfarhus og udbyderen af det pågældende sociale medie indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig: 

  • Oplysninger der er tilgængelige på din profil, herunder dit navn, køn, civilstatus, arbejdsplads, interesser og din by 
  • Om du ”synes godt om” eller har anvendt andre reaktioner på vores profil 
  • Kommentarer du efterlader på vores opslag 
  • At du har besøgt vores profil 

Formålene med behandlingen 

Hotel Melfarhus behandler dine personoplysninger til følgende formål: 

  • Forbedring af vores services, herunder vores profiler og sider på sociale medier 
  • Statistik og analyse 
  • For at kunne kommunikere med dig hvis du kommenterer på et opslag, laver en anmeldelse eller sender os en besked 
  • Markedsføring generelt 

Udbyderne af de sociale medier behandler blandt andet dine personoplysninger til følgende formål: 

  • Forbedring af deres annoncesystem 
  • For at give Hotel Melfarhus statistikker, som udbyderne af de sociale medier blandt andet udarbejder på grundlag af dit besøg på vores profiler og sider 
  • Annoncering og tilpasning af aktiviteterne på siden. 

Se venligst privatlivspolitikken for udbyderen af de enkelte sociale medier for information om, hvor længe de opbevarer dine personoplysninger. 

Behandlingsgrundlag 

Behandlingen af dine personoplysninger er baseret på nedenstående grundlag: 

  • Legitime interesser: Hotel Melfarhus baserer behandlingen af dine personoplysninger på vores legitime interesser i at kunne kommunikere med og markedsføre os overfor dig på vores profiler på sociale medier, samt vores legitime interesse i at forbedre vores services (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). 

  • Udbyderne af de sociale medier baserer behandlingen af dine personoplysninger på deres legitime interesser, herunder deres interesse i at forbedre deres annoncesystem og levere statistikker til Hotel Melfarhus, som udbyderen af det sociale medie fx udarbejder på baggrund af dit besøg på Hotel Melfarhus’ profil eller side på det sociale medie. Derudover har udbyderne af de sociale medier en legitim interesse i at levere en innovativ, individuelt tilpasset, sikker og rentabel tjeneste (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). 

  • Samtykke: Udbyderne af de sociale medier behandler visse af dine personoplysninger i overensstemmelse med dit samtykke, som du kan trække tilbage på et hvilket som helst tidspunkt via dine privatlivsindstillinger på det sociale medie (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a). 

Hvem deler udbydere af sociale medier dine personoplysninger med?  

Udbyderne af sociale media kan bl.a. dele dine personoplysninger med følgende kategorier af modtagere: 

  • Andre enheder I den koncern udbyderen af det sociale medie er en del af 
  • Eksternt med samarbejdspartnere der leverer analyse- og undersøgelsesservices 
  • Annoncører 
  • Andre individer der besøger vores profil eller side på det sociale medie (i det omfang dine oplysninger er offentligt tilgængelige) 
  • Forskere og andre akademikere 

Du kan finde mere information om, hvem udbyderne af de sociale medier deler dine personoplysninger med i de enkelte udbyderes privatlivspolitik. 

Udbyderne af de sociale medier kan overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. Du kan læse mere i de enkelte udbyderes privatlivspolitikker. 

Du kan læse mere om, hvem Hotel Melfarhus deler dine personoplysninger med i afsnittet Videregivelse til andre dataansvarlige og overladelse til databehandlere nedenfor. 

Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger? 

Dine personoplysninger bliver slettet, når vi ikke længere har behov for at behandle dem til opfyldelsen af et eller flere af de ovennævnte formål. Oplysningerne kan dog behandles og opbevares længere i anonymiseret form, eller hvis vi er forpligtet hertil ifølge lovgivningen. 

Personoplysninger, som er nødvendige for at dokumentere din relation til os, fx lejeaftaler mv. gemmes som udgangspunkt i op til 3 år efter din fraflytning af lejemålet, da oplysningerne er nødvendige for at dokumentere Hotel Melfarhus’ retsstilling over for dig, fx i forbindelse med en tvist eller inddrivelse af restancer. Baggrunden for opbevaringsperioden er forældelseslovens regler. 

Regnskabsmateriale, herunder personoplysninger, som vi er forpligtet til at opbevare i henhold til bogføringsloven, opbevares som udgangspunkt i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som oplysningerne vedrører. 

Tv-overvågning: 

Optagelser fra tv-overvågning foretaget i kriminalitetsforebyggende øjemed bliver slettet eller anonymiseret senest 30 dage efter optagelsen, medmindre det er nødvendigt for Hotel Melfarhus at opbevare optagelserne med det formål at håndtere en specifik tvist, fx i forbindelse med at opklare en lovovertrædelse.

Jobansøgninger: 

Hvis du bliver tilbudt en stilling hos Hotel Melfarhus, vil din ansøgning samt yderligere relevante personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsesproceduren, blive opbevaret i din personalemappe hos os enten fysisk eller digitalt. 

Hvis du ikke tilbydes en stilling, opbevarer vi din ansøgning og eventuelle yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsesproceduren, i en periode på 6 måneder efter vores afslag, medmindre du har givet dit samtykke til en længere opbevaring af sådanne personoplysninger. Hotel Melfarhus | Østre Hougvej 84M, 5500 Middelfart E-mail: info@hotelmelfarhus.dk| www.hotelmelfarhus.dk 


Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet som led i vores ansættelsesprocedure. Tilbagekaldelse af dit samtykke vil have virkning for den fremtidige behandling af dine personoplysninger, men påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykket inden tilbagekaldelsen. Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke, kan du kontakte os som angivet nedenfor. 

Videregivelse til andre dataansvarlige og overladelse til databehandlere 

For at opfylde ovenstående formål kan vi give tredjeparter adgang til dine personoplysninger, der på baggrund af et kontraktuelt forhold med Hotel Melfarhus leverer relevante ydelser. Det kan fx være it-leverandører, mailudbydere og leverandører af IT-løsninger og andre tjenesteydelser. Sådanne serviceleverandører vil kun behandle personoplysninger i overensstemmelse med vores instruktioner i henhold til indgåede databehandleraftaler. 

I forbindelse med Hotel Melfarhus’ udvikling kan selskabsstrukturen ændre sig, fx ved helt eller delvist salg af virksomheden. I tilfælde af delvis overdragelse af aktiver, der indeholder personoplysninger, er behandlingsgrundlaget for den forbundne videregivelse af personoplysninger som udgangspunkt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet Hotel Melfarhus har en legitim interesse i at overdrage dele af sine aktiver samt at foretage kommercielle ændringer. 

Dine personoplysninger videregives, udover hvad der er beskrevet ovenfor, som udgangspunkt ikke til en tredjepart uden din tilladelse. Det kan dog under visse omstændigheder og i henhold til lovgivningen (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c) være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til: Politiet, ejendomsmæglere, advokater, revisorer, tvistinstanser, såsom huslejenævn og domstole, offentlige myndigheder, potentielle købere og/eller koncernforbundne selskaber. 

Hvis dine personoplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige, der er etableret i lande uden for EU/EØS, der ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil en sådan overførsel først ske, når der er sikret et overførselsgrundlag. Overførslen baseres på EU-Kommissionens standardkontrakter eller et andet lovligt overførselsgrundlag i overensstemmelse med kapitel V i databeskyttelsesforordningen. Hvis du har spørgsmål hertil eller ønsker en kopi af overførselsgrundlaget tilsendt, bedes du venligst kontakte os på info@hotelmelfarhus.dk 

Dine rettigheder 

  • Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig 
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod vores indsamling og videre behandling af dine personoplysninger 
  • Du har ret til berigtigelse og sletning af dine personoplysninger, dog med visse lovbestemte undtagelser, herunder bogføringsloven 
  • Du har ret til at anmode os om begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger 
  • Under visse omstændigheder kan du også anmode om at modtage en kopi af dine personoplysninger samt om transmission af de personoplysninger, du har afgivet til os, til en anden dataansvarlig (dataportabilitet) 
  • Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet. Vi vil herefter slette dine personoplysninger, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på andet grundlag.  

Spørgsmål og klage   

Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller hvis du ønsker at klage over den måde, vi behandler dine personoplysninger på, er du velkommen til at kontakte os: 

Hotel Melfarhus ApS 

Østre Hougvej 84M 

5500 Middelfart 

E-mail: info@hotelmelfarhus.dk 

Telefon: +45 2040 0307 

Hvis din klage ikke bliver løst af os, og du vil gå videre med sagen, kan du klage til Datatilsynet: 

Datatilsynet 

Carl Jacobsens Vej 35 

2500 Valby 

E-mail: dt@datatilsynet.dk 

Telefon: +45 33 19 32 00